TK Elevator S.p.A: integrare e snellire i processi interni

La premessa: dobbiamo fare POS, tanti POS, una marea di POS!

TK Elevator è una grande azienda che per la natura del suo core business (ascensori, tappeti mobili, scale mobili, etc) si trova quasi sempre ad operare in ambito cantieristico e come impresa esecutrice deve redigere il POS, controllare continuamente i propri subappaltatori, gestire tutta la parte di certificazione degli impianti e non ultimo misurare le performances aziendali, controllare i contratti e così via. Tutto questo per migliaia di interventi ogni anno: la mole di lavoro per gli attori aziendali interessati è enorme.

Data questa premessa, la ricerca di un software che permettesse di gestire in maniera efficace sia l'elaborazione del POS che la gestione dei fornitori e la relativa qualifica ha trovato un naturale sbocco in Sicureasy.com®: nello specifico, le funzionalità relative all'elaborazione e generazione del POS e alla gestione dei fornitori hanno permesso all'azienda di andare a controllare tramite software tutta quella complessità che prima veniva gestita con buona volontà e tanti fogli excel e documenti di word.

La domanda: possiamo gestire altri processi che ci fanno perdere tempo?

Una volta che lo strumento è stato implementato e diffuso a livello aziendale, secondo il vecchio adagio per cui l'appetito vien mangiando, è stato chiesto a noi di SIPRA Engineering di poter personalizzare Sicureasy.com® per andare a gestire altri processi interni che continuavano ad essere gestiti manualmente, vale a dire:

• la possibilità per i singoli utenti di Sicureasy.com® (tecnici TKE) di poter direttamente inserire a sistema la richiesta di POS e di essere informati automaticamente sugli sviluppi della richiesta stessa
• la possibilità, per quegli utenti che si occupano della gestione delle richieste, di poter valutare e generare velocemente il POS ove necessario, lasciando al sistema tutta la parte di comunicazione verso i richiedenti
• la possibilità, sempre per gli utenti tecnici, di richiedere con pochi click il rilascio di una certificazione 37/08 ove necessario
• la possibilità per gli attori aziendali che si occupano della gestione delle certificazioni di generare velocemente la certificazione 37/08 lasciando sempre a Sicureasy.com® l'onere di informare i richiedenti dell'emissione e la gestione di eventuali adempimenti collaterali, allegati, etc.
• ed infine la possibilità di avere opportune reportistiche e integrazioni con i sistemi preesistenti alla fine di fare verifiche interne sul numero di POS emessi, correlazione con le commesse, etc.

Lo sviluppo: integrare i processi a corollario dell'attività cantieristica di TKE

Il nostro lavoro è iniziato andando individuare le informazioni comuni ai processi di gestione richiesti, andandole a loro volta a dividere in quelle già esistenti a sistema (POS, fornitori, etc) da quelle da implementare (elenco impianti, elenco edifici). Una volta fatto questo, abbiamo analizzato assieme a TKE le procedure e le modulistiche esistenti cercando di riprodurre l'attuale modo di lavorare in maniera più fedele possibile, per dare all'utente finale un'esperienza in continuità col proprio modo di lavorare assodato (per quanto all'interno di un sistema nuovo e con potenzialità completamente diverse).

Sfruttando quindi il fatto che all'interno di Sicureasy diverse informazioni sono già gestite per l'elaborazione del POS abbiamo creato due flussi di lavoro personalizzati, uno per le richieste POS e uno per le richieste di certificazione 37/08, coinvolgendo nello sviluppo e nel test le figure di riferimento dei rispettivi settori di competenza. Nel giro di un paio di mesi la personalizzazione è stata pubblicata in produzione (arricchita anche di tutte quelle misure di sicurezza che caratterizzano il sistema, in particolare la possibilità di definire in maniera granulare l'operatività dei singoli sulle nuove funzionalità personalizzate) e ora i tecnici di TK Elevator S.p.A. gestiscono richieste ed emissioni di POS e 37/08 direttamente dentro il proprio sistema Sicureasy.com®: semplicemente, velocemente ed efficacemente.